Datenschutzerklärung

Datenschutzinformation gemäß Artikel 13 und 14 der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO)

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns wichtig. Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt grundsätzlich auf Basis der DS-GVO, des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) und weiterer relevanter Landes- und Bundesgesetze.

Die folgenden Informationen beschreiben transparent, welche Ihrer Daten wir im Rahmen der Online-Formulare zur Beantragung der Förderung von öffentlichen Blühflächen erheben, speichern und verarbeiten und welche Schutzmaßnahmen wir dafür treffen.

Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragter

Die Verantwortliche im Sinne der DS-GVO und anderer nationaler Datenschutzgesetze der Mitgliedsstaaten sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist die:

Stadt Aachen, vertreten durch den Oberbürgermeister Dr. Michael Ziemons

Markt, 52058 Aachen

Tel.: +49 (0)241-432-0

E-Mail: stadt.aachen@mail.aachen.de

Der behördliche Datenschutzbeauftragte der Stadt Aachen ist wie folgt zu erreichen:

Fachbereich Rechnungsprüfung

Abteilung „Datenschutz, Informations- und IT-Sicherheit“

Kasinostraße 48-50, 52058 Aachen

Tel.: +49 (0)241-432-1471

E-Mail: datenschutz@mail.aachen.de

Sollten Sie Fragen zum Datenschutz haben, wenden Sie sich gerne per E-Mail oder telefonisch an das Büro des Datenschutzbeauftragten.

Die zuständige Stelle ist:
Fachbereich Wirtschaft, Wissenschaft, Digitalisierung und Europa – FB 02
Dhenya Schwarz
Johannes-Paul-II-Straße 1
52062 Aachen
Tel: +49 (0) 241-4327613
E-Mail: oecherlab@mail.aachen.de

1  Informationen zur Datenverarbeitung

Für alle in dieser Datenschutzerklärung verwendeten Begriffe gelten die Definitionen der DS-GVO, insbesondere Artikel 4 DS-GVO.

Wir benötigen zur Bearbeitung Ihrer Anfrage in den Online-Formularen Ihre ausdrückliche Einwilligung. Diese erteilen Sie uns, indem Sie das Formular absenden (Art. 6 Abs. 1 lit. a in Verbindung mit Art. 7 DS-GVO.

Wenn Sie Daten anderer Personen in den Formularen angeben, versichern Sie uns, dass Sie diese Personen vorab über die Weitergabe ihrer Daten an uns und deren Verarbeitung informiert haben.

Zum Schutz unseres Systems und Ihrer Daten führen wir bei allen Dateianhängen einen automatischen Virenscan durch. Stellt der Scan Schadsoftware fest, wird der Upload der Datei abgelehnt. Wir informieren Sie direkt im Formular über den fehlgeschlagenen Upload.

Wir passen diese Datenschutzerklärung bei Bedarf an geänderte rechtliche Rahmenbedingungen oder neue technische Entwicklungen an. Wir empfehlen Ihnen daher, diese Erklärung regelmäßig zu lesen.

Erfordern Änderungen Ihre erneute Einwilligung, holen wir diese aktiv bei Ihnen ein.

Bitte beachten Sie, dass die Inhalte Ihrer E-Mails, die Sie uns ohne spezielle Verschlüsselung (wie z.B. DE-Mail) senden, ungesichert übertragen werden. Wir können daher die vollständige Datensicherheit auf dem Übertragungsweg nicht garantieren und übernehmen keine Haftung für die unbefugte Einsichtnahme durch sonstige Dritte.

Zur elektronischen Datenverarbeitung arbeiten wir mit dem IT-Dienstleister regio iT Gesellschaft für Informationstechnologie mbh (Lombardenstraße 24, 52070 Aachen) zusammen. Die Einhaltung des Datenschutzes ist durch einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) gemäß Art. 28 DS-GVO und kontinuierliche Kontrollen umfassend sichergestellt.

2  Erhebung und Herkunft der personenbezogenen Daten

Wir verarbeiten ausschließlich personenbezogene Daten, die Sie uns direkt über die Online-Formulare zur Beantragung der Förderung von öffentlichen Blühflächen mitteilen.

Die Eingabe Ihrer Daten erfolgt freiwillig. Allerdings sind die mit einem Sternchen (*) gekennzeichneten Angaben zwingend erforderlich, um Ihren Antrag bearbeiten und die Förderung abwickeln zu können.

3  Kategorien der verarbeiteten Daten

Je nachdem, welches der Online-Formulare Sie nutzen, verarbeiten wir folgende Kategorien von Daten:

a)  Antragsformular:

•  Persönliche Daten: Anrede, Vorname, Familienname, vollständige Adresse (Antragsteller*in)

•  Zahlungsdaten: Bankverbindung zur Auszahlung der Fördersumme

•  Kontaktdaten: Telefonnummer und Email-Adresse für Rückfragen

•  Flächen- und Grundstücksdaten: Gemarkung, Flur, Flurstück der Blühfläche

b)  Kontaktformular:

•  Persönliche Daten: Anrede, Vorname, Familienname, Titel der Kontaktperson

•  Kontaktdaten: Telefon- / Faxnummer und E-Mail-Adresse für Rückfragen

4  Zwecke und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Ihre personenbezogenen Daten werden ausschließlich zu folgenden Zwecken verarbeitet:

•  Bearbeitung und Prüfung Ihres Antrags auf Förderung von öffentlichen Blühflächen;

•  Abwicklung der Fördermaßnahme, einschließlich der Kontaktaufnahme und der Auszahlung der Fördersumme;

Die Verarbeitung Ihrer Daten stützt sich auf Ihre freiwillig erteilte Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO in Verbindung mit Art. 7 DS-GVO. Diese Einwilligung erklären Sie durch das Absenden des Online-Formulars.

5  Empfänger der Daten und Übermittlung an Dritte

Die im Rahmen der Online-Formulare erhobenen Daten werden ausschließlich innerhalb der Stadt Aachen verarbeitet.

Die Daten erhalten nur diejenigen Mitarbeitenden der zuständigen Fachbereiche, die zur Bearbeitung und Abwicklung Ihres Antrags auf Förderung berechtigt und notwendig sind (Need-to-Know-Prinzip).

Eine Weitergabe Ihrer Daten an externe Dritte oder an unbeteiligte Fachbereiche der Stadt Aachen findet ausdrücklich nicht statt.

6  Speicherdauer und Kriterien für deren Festlegung

Die Speicherdauer Ihrer personenbezogenen Daten hängt vom Bearbeitungsstatus Ihres Antrags ab:

a)  Zwischenspeicherung im Erfassungssystem: Ihre Daten werden im ursprünglichen Erfassungssystem (für die Vorprüfung) maximal sechs Monate gespeichert. Sobald der Vorgang in das zuständige Fachverfahren überführt wurde, erfolgt die automatische Löschung aus dem Erfassungssystem.

b)  Speicherung im Fachverfahren (Untere Naturschutzbehörde): Nach der Überführung in das Fachverfahren gelten folgende Kriterien:

•  Die Daten werden mindestens für die gesamte Dauer der bewilligten Fördermaßnahme gespeichert;

•  Nach Abschluss des Förderverfahrens beginnt die Frist für die gesetzliche Aufbewahrung. Diese beträgt in der Regel zehn Jahre für steuerlich relevante Daten [§ 147 Abgabenordnung (AO)] und sechs Jahre für sonstige geschäftliche Unterlagen [§ 257 Handelsgesetzbuch (HGB)];

•  Die endgültige Löschung Ihrer Daten erfolgt routinemäßig, nachdem die jeweils längere Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist;

7  Freiwilligkeit der Datenbereitstellung

Die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten sowie die Abgabe der erforderlichen Einwilligung sind freiwillig. Wir weisen jedoch darauf hin, dass ohne die Erteilung dieser Einwilligung eine elektronische Aufnahme, Bearbeitung und Abwicklung Ihres Förderantrags nicht möglich ist.

8  Automatische Entscheidungsfindung und Profiling

Im Zusammenhang mit der Nutzung der Online-Formulare findet keine automatisierte Entscheidungsfindung (einschließlich Profiling) statt.

9  Datenübermittlung in Drittländer

Im Zusammenhang mit der Nutzung der Online-Formulare findet keine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten an Stellen in einem sogenannten Drittland [Länder außerhalb der Europäischen Union (EU) bzw. des Europäischen Wirtschaftsraumes (EWR)] statt.

10  Ihre Rechte als betroffene Person

Als betroffene Person stehen Ihnen bei der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten die folgenden Rechte gemäß DS-GVO zu:

Ihr Recht	Kurzbeschreibung	Relevante DS-GVO- Artikel
Auskunftsrecht	Sie haben das Recht, jederzeit Auskunft darüber zu erhalten, ob und welche Daten wir von Ihnen verarbeiten, zu welchem Zweck und wie lange wir diese speichern.	Art. 15
Recht auf Berichtigung	Sie können verlangen, dass unrichtige Daten unverzüglich korrigiert und unvollständige Daten vervollständigt werden.	Art. 16
Recht auf Löschung	Sie können die Löschung Ihrer Daten verlangen, insbesondere wenn der ursprüngliche Zweck der Verarbeitung entfallen ist oder Sie Ihre Einwilligung widerrufen. Ausnahmen gelten bei gesetzlichen Aufbewahrungspflichten.	Art. 17
Recht auf Einschränkung	Sie können die Einschränkung der weiteren Verarbeitung Ihrer Daten verlangen, wenn gesetzliche Voraussetzungen hierfür vorliegen (z.B., wenn Sie die Richtigkeit der Daten bestreiten)	Art. 18
Recht auf Datenübertragbarkeit	Sie haben das Recht, die von Ihnen bereitgestellten Daten in einem gängigen, maschinenlesbaren Format zu erhalten und diese an einen anderen Verantwortlichen übertragen zu lassen.	Art. 20
Widerspruchsrecht	Sie haben das Recht, aus Gründen Ihrer besonderen Situation, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung einzulegen. Wir stellen die Verarbeitung ein, sofern keine zwingenden schutzwürdigen Gründe unsererseits vorliegen (z.B. gesetzliche Pflichten).	Art. 21
Recht auf Schutz vor automatisierter Entscheidung	Sie haben das Recht, nicht einer Entscheidung unterworfen zu werden, die ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung (einschließlich Profiling) beruht und die Ihnen gegenüber eine rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt. Hinweis: Wir haben bereits unter Ziffer 8 klargestellt, dass wir keine automatisierten Entscheidungen oder Profiling im Sinne des Art. 22 durchführen, deshalb dient die Erwähnung hier hauptsächlich der Vollständigkeit.	Art. 22
Widerrufsrecht	Soweit die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, können Sie diese jederzeit widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt davon unberührt.	Art. 7 Abs. 3

Die vorgenannten Rechte können Sie formlos direkt beim Verantwortlichen der Stadt Aachen geltend machen. Richten Sie Ihre Anfrage bitte an: Datenschutzkoordination-FB36@mail.aachen.de

11  Recht auf Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde

Unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs steht Ihnen gemäß Art. 77 DS-GVO das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde zu, insbesondere in dem Mitgliedsstaat Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DS-GVO verstößt.

Für die Stadt Aachen ist in diesem Fall die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW) zuständig.

Kontaktinformationen LDI NRW:

Kontaktart	Kontaktdaten
Adresse:	Kavalleriestraße 2-4, 40213 Düsseldorf
Telefon:	+49 (0)211-38424-0
Telefax:	+49 (0)211-38424-10
E-Mail:	poststelle@ldi.nrw.de
Internet:	www.ldi.nrw.de